Preguntas de entrevista Contable junior

Siempre me ha gustado la claridad que dan los números: una cuenta cuadra o no cuadra, y encuentro una satisfacción real en ese tipo de precisión. Durante la carrera hice un año de prácticas en el departamento financiero de una empresa de retail de tamaño medio, y lo que más me marcó fue ver cómo las cuentas contaban de verdad la historia del negocio: niveles de stock, tesorería estacional, plazos de pago a proveedores, todo detrás de números que por sí solos parecían áridos. Estudié contabilidad y finanzas en la universidad y estoy a mitad de una certificación contable que sigo compaginando con el trabajo a tiempo completo. Lo que me atrae de este puesto en concreto es la variedad: tocaría el libro de proveedores, el libro de clientes y algo de apoyo en el cierre mensual, en lugar de quedarme encerrada en una función estrecha durante años antes de entender cómo encajan las piezas. Quiero construir una base sólida en lo fundamental, conciliaciones, asientos, proceso de cierre, antes de especializarme más adelante. También soy alguien a quien le gusta la rutina bien hecha: no me aburren las tareas repetitivas de conciliación, me resulta satisfactorio ver que los números cuadran.

Durante mi año de prácticas trabajé principalmente en Xero, introduciendo facturas de proveedores, conciliando pedidos de compra, y sacando cada semana el informe de acreedores vencidos. También he usado Sage brevemente en una asignatura de la universidad, así que entiendo la lógica general de un software de partida doble aunque cambie la interfaz. Excel es donde paso la mayor parte del tiempo en el día a día: manejo BUSCARV y ahora BUSCARX, tablas dinámicas para resumir datos de transacciones, y fórmulas básicas como SUMAR.SI para conciliaciones cuando comparo un extracto bancario con el libro mayor. Construí una plantilla sencilla durante las prácticas que marcaba automáticamente cualquier factura de proveedor con más de 30 días de antigüedad, lo que evitaba al equipo tener que revisar manualmente la lista de acreedores cada semana. No he trabajado con un ERP grande como SAP u Oracle, pero entiendo que los principios, plan de cuentas, centros de coste, flujos de aprobación, son bastante similares entre plataformas, y aprendo rápido software nuevo. También me manejo bien con Google Sheets para plantillas compartidas cuando un equipo trabaja así en lugar de con Excel.

He aprendido que la precisión en esta etapa viene del proceso, no de la confianza. Cuando hago algo por primera vez, anoto los pasos a medida que avanzo para tener una lista de referencia la próxima vez, y para poder detectar dónde me pude haber equivocado si un número no cuadra. Siempre reviso mi propio trabajo antes de entregarlo. En una conciliación bancaria, por ejemplo, eso significa comprobar que el saldo de cierre coincide antes de seguir adelante, no simplemente asumir que será así. Si tengo dudas sobre algo, pregunto en lugar de adivinar: en mis prácticas estuve a punto de contabilizar una nota de crédito en la cuenta de proveedor equivocada porque dos nombres de proveedores se parecían mucho, y solo porque lo consulté con una compañera antes de contabilizarlo lo evité. Desde entonces siempre verifico los códigos de proveedor y de cuenta contra el número de referencia, no solo contra el nombre. También llevo una lista corta de los errores que he cometido y lo que cambié a raíz de cada uno, lo cual puede sonar excesivo, pero me evita repetir el mismo error dos veces.

Mi primer paso es comprobar si existe ya un procedimiento documentado o un ejemplo anterior en el que apoyarme, porque la mayoría de las tareas contables rutinarias ya las ha hecho antes alguien del equipo. Si no encuentro nada, hago un primer intento basándome en lo que sí entiendo, y luego hago una pregunta concreta en lugar de una vaga: no 'cómo se hace esto', sino 'creo que la periodificación debería contabilizarse así, ¿es correcto antes de que lo registre'. Creo que eso demuestra que he intentado pensarlo en lugar de devolver el problema sin más. También pregunto pronto en lugar de esperar a que un plazo se acerque, porque una pregunta de cinco minutos el primer día molesta mucho menos que un asiento incorrecto que hay que corregir después de cerrado el mes. Durante mis prácticas hice esto con una baja de activo fijo que nunca había procesado: redacté el asiento, lo comparé con una baja similar de un mes anterior, y lo confirmé con mi responsable antes de contabilizarlo. Resultó que tenía bien el ajuste de amortización pero me había dejado el asiento del ingreso por la venta del activo, algo que no habría detectado sin preguntar.

Durante mi año de prácticas estaba procesando facturas de proveedores y codifiqué una en el centro de coste equivocado, una factura de marketing que imputé al presupuesto de operaciones porque ese proveedor también hacía algo de trabajo para operaciones, y no revisé la descripción de la factura con suficiente cuidado. No se detectó hasta que el responsable de operaciones preguntó por qué su presupuesto se había pasado ese mes. Me sentí bastante mal, pero fui directamente a mi responsable en lugar de esperar a ver si se resolvía solo. Lo rastreamos juntos, corregí el asiento con una nota clara explicando el error original, y avisé directamente al responsable de operaciones de lo ocurrido y de que ya estaba resuelto. Después empecé a revisar siempre la descripción del proveedor y el centro de coste juntos, no solo el nombre del proveedor, y le pedí a mi responsable que revisara puntualmente mi codificación durante las primeras semanas siguientes hasta que afiancé bien el hábito. Fue un error pequeño al final, unos 340 euros, pero me enseñó que detectar algo rápido y ser transparente al respecto importa más que el error en sí.

En mi segunda semana de prácticas me pidieron ayuda con la declaración de IVA, un tema que solo había visto por encima en una asignatura de la universidad. Pasé esa tarde leyendo la guía oficial sobre el régimen de IVA concreto que usaba la empresa, porque quería entender la lógica antes de tocar ningún número en lugar de limitarme a seguir instrucciones sin comprenderlas. A la mañana siguiente le pedí a mi responsable que repasara conmigo, línea por línea, la declaración del trimestre anterior, usándola como ejemplo real frente a lo que había leído. Tomé notas a las que podía volver y me hice una lista de comprobación sencilla con qué transacciones había que incluir y cuáles estaban exentas o fuera de alcance. Para el tercer trimestre ya preparaba yo el primer borrador de la declaración, con revisión de mi responsable antes de presentarla. Lo que más me ayudó fue combinar la lectura con un ejemplo real en lugar de intentar aprender la teoría de forma aislada, y ser honesta sobre que partía de un nivel bastante básico en lugar de aparentar que ya lo entendía.

Hacia el final de mis prácticas, el cierre mensual coincidió con nuestro recuento de stock de fin de año, y yo estaba cubriendo algunas de las tareas habituales de mi responsable mientras ella estaba de vacaciones. Tenía conciliaciones de extractos de proveedores pendientes, un lote de gastos que procesar, y también me pidieron ayudar a contar stock durante dos mañanas. Hice una lista corta de todo con el plazo de cada elemento, y le comenté a mi responsable temporal qué tareas creía que podían retrasarse un día sin causar problemas, los gastos, frente a cuáles no podían esperar, las conciliaciones que alimentaban el cierre mensual. Ella estuvo de acuerdo con mi priorización y obtuve su confirmación antes de dar nada por hecho por mi cuenta. Terminé las conciliaciones y el recuento de stock a tiempo, y despaché los gastos dos días después una vez que las cosas se calmaron, algo que había avisado con antelación para que nadie tuviera que reclamármelo. Lo que más aprendí fue que pedir a alguien que confirme las prioridades, en lugar de adivinar, me evitó dedicar tiempo a lo que no tocaba bajo presión.

Las cuentas por pagar son el dinero que la empresa debe a otros, principalmente a proveedores por bienes o servicios recibidos pero aún no pagados. Aparecen en el balance como un pasivo. Las cuentas por cobrar son lo contrario: dinero que los clientes deben a la empresa tras haber sido facturados pero sin haber pagado todavía, y aparecen como un activo. Durante mis prácticas trabajé sobre todo en el lado de pagar, conciliando facturas de proveedores con pedidos de compra y albaranes antes de que se aprobaran para el pago, y sacando el informe de acreedores vencidos para señalar lo que se acercaba o superaba los plazos de pago. También ayudé ocasionalmente con las cuentas por cobrar, reclamando por correo un puñado de facturas de clientes atrasadas con un proceso de escalado tipo: primero un recordatorio amable, luego un seguimiento más firme si seguía sin respuesta pasadas dos semanas. Entender ambos lados importa para la tesorería: una empresa puede parecer rentable sobre el papel pero tener problemas si las cuentas por cobrar se cobran despacio mientras las cuentas por pagar vencen rápido. Siempre reviso la antigüedad de ambas cuando me piden ayuda para evaluar la posición de tesorería a corto plazo de una empresa.

Empezaría comparando el saldo de cierre del extracto bancario con el saldo de cierre del libro de caja o la cuenta de tesorería en el libro mayor. Cualquier diferencia suele deberse a un desfase temporal: un pago a proveedor registrado en el libro mayor pero que aún no ha compensado en el banco, o un cobro de cliente que ya aparece en la cuenta bancaria pero que todavía no se ha contabilizado en el sistema. Enumero cada uno de estos elementos de conciliación por separado para que los dos saldos coincidan una vez tenidos en cuenta. Si hay una comisión bancaria o un pago de intereses en el extracto que no está en el libro mayor, lo contabilizo como un asiento nuevo en lugar de tratarlo como un elemento de conciliación, ya que es una transacción que simplemente no habíamos registrado todavía. Cualquier cosa que no pueda explicar de inmediato, una transacción desconocida o un importe que no cuadra con nada del libro mayor, la escalo a mi responsable en lugar de adivinar, porque contabilizar algo al azar para cuadrar una conciliación es peor que dejarla abierta con una nota. Durante mis prácticas hacía esto cada semana para la cuenta de una filial más pequeña, y siempre guardaba juntos la conciliación y el extracto bancario justificativo para poder consultarlos fácilmente después.

La amortización reparte el coste de un activo fijo, como un equipo, un vehículo o mobiliario de oficina, a lo largo del período en que se espera que sea útil, en lugar de imputar el coste completo en el año de la compra. Esto empareja el coste del activo con los períodos en los que realmente ayuda a generar ingresos, uno de los principios clave de la contabilidad de devengo que aprendí en la universidad y luego vi aplicado en las prácticas. El método más habitual con el que he trabajado es la amortización lineal: si un equipo cuesta 6.000 euros y tiene una vida útil de cinco años sin valor residual esperado, se amortizaría 1.200 euros al año, es decir 100 euros al mes. Cada mes el asiento es un débito en gasto de amortización y un crédito en amortización acumulada, lo que reduce el valor neto contable del activo en el balance con el tiempo sin modificar el coste original registrado. Durante mis prácticas ayudé a mantener el registro de activos fijos, añadiendo compras nuevas, calculando el cargo mensual de amortización, y comprobándolo contra el calendario antes de que se contabilizara como parte del cierre. También aprendí a comprobar que las hipótesis de vida útil tenían sentido comparándolas con activos similares existentes en lugar de simplemente copiar un valor por defecto.